普通高等學(xué)校檔案管理辦法
國家教育委員會令第6號
普通高等學(xué)校檔案管理辦法
（1989年10月10日國家教育委員會令第6號發(fā)布）
第一章 總 則
第一條 為了加強高等學(xué)校的檔案工作,，提高檔案管理水平,，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》制訂本辦法,。
第二條 本辦法所稱的高等學(xué)校檔案（以下簡稱高校檔案）,，是指高等學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學(xué)校和社會有保存價值的各種文字,、圖表,、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一,。各高等學(xué)校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。
第二章 領(lǐng)導(dǎo)體制和機構(gòu)設(shè)置
第四條 高校檔案工作由各級教育行政管理部門和有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門領(lǐng)導(dǎo),，同時接受國家各級檔案行政管理部門的指導(dǎo),、監(jiān)督與檢查。
第五條 各高等學(xué)校應(yīng)在校（院）長統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下做好檔案工作,，確定一名校（院）長分管,，并根據(jù)學(xué)校的實際情況，建立綜合檔案室或檔案館,。
綜合檔案室的建制應(yīng)按學(xué)校規(guī)模確定,。凡全日制在校生規(guī)模3000人以上為副處級，3000人以下為正科級,，由校（院）長辦公室領(lǐng)導(dǎo),。
檔案館為系處級建制，由校（院）長直接領(lǐng)導(dǎo),。
高等學(xué)校設(shè)立檔案館須經(jīng)主管部門批準(zhǔn),，并報所在地檔案行政管理部門備案。應(yīng)具備以下條件：
?。ㄒ唬┙ㄐv史悠久,，一般應(yīng)在50年以上；
?。ǘW(xué)校規(guī)模大,，全日制在校生規(guī)模為5000人以上；
?。ㄈ┮鸭斜９艿臋n案,、資料在3萬卷（長度300米）以上；
?。ㄋ模┚邆浞弦蟮臋n案庫房和管理設(shè)備,。
第六條 高等學(xué)校檔案館屬事業(yè)單位檔案館。它既是學(xué)校檔案工作的職能管理部門,，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學(xué)文化事業(yè)機構(gòu),。
第七條 高校檔案部門的基本任務(wù)如下：
（一）貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法令,、政策和規(guī)定,，規(guī)劃全校檔案工作,；
（二）制訂本校關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度,，并負(fù)責(zé)監(jiān)督,、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況；
?。ㄈ┴?fù)責(zé)接收（征集）,、整理、分類,、鑒定,、統(tǒng)計、保管全校的各類檔案及有關(guān)資料,；
?。ㄋ模╅_展檔案的開放或利用工作；
?。ㄎ澹┴?fù)責(zé)編輯檔案參考資料,，編制檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源,；
?。﹨⒓訖n案信息工作的整體化建設(shè)，開展多方面協(xié)作,，進行檔案信息交流；
?。ㄆ撸┴?fù)責(zé)對全校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),；
（八）開展檔案宣傳工作和利用者教育活動,；
?。ň牛╅_展檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動。
第八條 對于某些需特殊條件保管或利用頻繁且具有一定獨立性的檔案,，可根據(jù)實際需要設(shè)立分室管理,。分室是檔案部門的分支機構(gòu)，受檔案部門和業(yè)務(wù)主管部門雙重領(lǐng)導(dǎo),。
高校附屬單位（如附屬醫(yī)院,、校辦工廠等）的檔案工作受學(xué)校檔案部門和附屬單位雙重領(lǐng)導(dǎo)。其檔案機構(gòu)的設(shè)立和檔案管理,、移交等,，由學(xué)校根據(jù)實際需要自行確定。
第九條 高等學(xué)校各部,、處,、院,、系、所等部門,，必須有一名負(fù)責(zé)人分工主管該部門的檔案工作,，并視情況配備一至二名專（兼）職人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集,、整理和移交工作,。
第三章 高校檔案工作人員
第十條 高校檔案工作人員必須堅持四項基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針政策,，熱愛檔案事業(yè),，忠于職守、遵守紀(jì)律,，具備檔案業(yè)務(wù)知識和一定的科學(xué)文化知識,。
第十一條 高等學(xué)校檔案館設(shè)館長一名，并視需要設(shè)副館長一至二名,。綜合檔案室設(shè)主任一名（可由校長辦公室副主任兼任）,，副主任一名。
館長,、副館長,、綜合檔案室主任人選由認(rèn)真執(zhí)行黨的方針政策、熱心檔案事業(yè),、有館員（或相當(dāng)館員）以上專業(yè)技術(shù)職務(wù),，有組織管理能力，身體健康的人員擔(dān)任,。
第十二條 高校檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制,，其編制人數(shù)由學(xué)校根據(jù)本校規(guī)模及館藏檔案數(shù)量等實際情況確定。
第十三條 高校檔案工作人員（包括檔案部門和各部門中的專職檔案工作人員以及以做檔案工作為主的兼職人員）屬檔案專業(yè)技術(shù)人員,，按《檔案專業(yè)人員職務(wù)試行條例》（職改字〔1986〕第39號）,，實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制。
第四章 經(jīng)費,、庫房和設(shè)備
第十四條 高校檔案工作所需經(jīng)費,，應(yīng)單獨立項，列入學(xué)校預(yù)算,，統(tǒng)籌解決,。學(xué)校各職能部門應(yīng)對用于保存本部門歸檔文件所需的檔案裝具等設(shè)備，在其經(jīng)費中給予支持,。
第十五條 高等學(xué)校必須為檔案部門提供專用的,、符合檔案管理要求的檔案庫房。存放聲像等特殊載體檔案,，應(yīng)設(shè)有專門庫房并配置恒溫,、恒濕設(shè)施,。
凡設(shè)置檔案館的高校，應(yīng)充分考慮學(xué)校的發(fā)展規(guī)模,，館藏檔案的增加數(shù)量,，適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，合理安排檔案館庫房建設(shè),。有條件的學(xué)?？蓡为毥ㄔO(shè)館庫，檔案庫房建設(shè)要符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》的要求,。
第十六條 高等學(xué)校應(yīng)有計劃地為檔案部門配置復(fù)印,、錄音、照相,、錄像等設(shè)備,，逐步實現(xiàn)電子計算機管理與檔案縮微化。
第五章 文件材料的歸檔,、移交和接收工作
第十七條 高等學(xué)校應(yīng)建立和完善歸檔制度,，并納入教學(xué)、科研和管理人員的職責(zé)范圍內(nèi),，做到每項重要的教學(xué),、科研、黨政管理等工作,，都有完整,、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存,。
第十八條 高等學(xué)校應(yīng)做到各項工作與檔案工作實行“四同步”管理,，即布置、檢查,、總結(jié)、驗收各項工作時,，要同時布置,、檢查、總結(jié),、驗收檔案工作,。
第十九條 高等學(xué)校對科研成果、產(chǎn)品規(guī)劃與試制,、基建工程等進行鑒定,、驗收時必須有檔案部門的人員參加。有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)會同檔案部門對應(yīng)歸檔的文件材料加以審查,，簽署意見,。沒有完整,、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料的項目,，不予驗收,，不予上報成果。
第二十條 高等學(xué)校實行文件材料形成部門,、課題組立卷的制度,。一般由立卷人按文件材料的自然形成規(guī)律，加以系統(tǒng)整理組卷,，編排頁號或件號,，填寫卷內(nèi)目錄，交本部門檔案工作人員檢查,、裝訂后向?qū)W校檔案部門移交,。檔案部門應(yīng)派人指導(dǎo)立卷工作。
第二十一條 高等學(xué)校文件材料的歸檔范圍：
?。ㄒ唬h政管理類
主要包括高等學(xué)校黨委,、行政、工會,、團委,、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄,；各黨政部門的工作計劃,、總結(jié)；上級機關(guān)與本校關(guān)于人事管理,、行政管理,、黨務(wù)管理的文件材料。
?。ǘ┙虒W(xué)類
主要包括反映教學(xué)管理,、教學(xué)實踐和教學(xué)研究等活動的文件材料。按國家教委,、國家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》（（87）教辦字016號）執(zhí)行,。
（三）科研類
按國家科委,、國家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)〔1987〕6號）執(zhí)行,。
（四）基本建設(shè)類
按國家檔案局,、國家計委發(fā)布的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)〔1988〕4號）執(zhí)行,。
（五）儀器設(shè)備類
主要包括各種國產(chǎn)和國外引進的精密,、貴重,、稀缺儀器設(shè)備（價值在5萬元以上）的全套隨機技術(shù)文件以及在接收,、使用、維修和改進工作中產(chǎn)生的文件材料,。
?。┊a(chǎn)品生產(chǎn)類
主要包括學(xué)校自行研制、試制產(chǎn)品的文件材料及在生產(chǎn)過程中形成的文件材料,、樣品或樣品照片,、錄像等。
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主要包括學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報,、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿,、樣書及出版發(fā)行記錄等,。
（八）外事類
主要包括學(xué)校有關(guān)人員出席國際學(xué)術(shù)會議（含在國內(nèi)舉辦的）,、出國考察,、講學(xué)、合作研究,、進修及學(xué)校聘請的外籍,、港澳專家與教師在教學(xué)、科研及其他有關(guān)活動中形成的文件材料,；授予中,、外學(xué)者、著名社會活動家名譽職務(wù)的有關(guān)材料等,。
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按財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》（財預(yù)字（84）第85號）執(zhí)行,?！ ?/span>
以上各類系指歸檔范圍。歸檔的文件材料包括紙質(zhì),、照（膠）片,、錄像（錄音）帶等各種載體形式。
第二十二條 歸檔的文件材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良,，書繪工整，聲像清晰,，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求,。
第二十三條 歸檔時間應(yīng)按以下要求：
（一）學(xué)校各黨政部門和能按年度歸檔的部門,，應(yīng)在次年6月底前歸檔,；
?。ǘ└鹘虒W(xué)部門和能按學(xué)年度歸檔的部門，應(yīng)在次學(xué)年度寒假前歸檔,；
?。ㄈ┛蒲小⒒ǖ炔块T,，應(yīng)在項目完成后兩個月內(nèi)歸檔,。
第二十四條 凡由本校與其他單位分工協(xié)作完成的項目，由主辦單位保存一整套檔案,，協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外,，應(yīng)將復(fù)制件送交主辦單位保存。
第二十五條 高校檔案原則上由各校檔案部門永久保管,。在國家需要時,，或?qū)W校所存部分檔案列入有關(guān)國家檔案館接收范圍時，應(yīng)向有關(guān)國家檔案館提供所需部分檔案原件或復(fù)制件,。
對因?qū)W校分立或合并,，其分設(shè)或合并前的檔案，應(yīng)本著集中保管,、方便利用的原則,，經(jīng)協(xié)議由一校或合并后的學(xué)校檔案部門統(tǒng)一保存,。有關(guān)學(xué)校在利用這部分檔案時,，應(yīng)予優(yōu)先照顧，并提供方便,。
第二十六條 高等學(xué)校中的個人在其從事教學(xué),、科研、黨政管理等職務(wù)活動中形成的各種載體形式的文件材料,，必須按照規(guī)定向本校檔案部門移交,，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有,。
對于個人在其非職務(wù)活動中形成的重要文件材料,，高校檔案部門可通過征集、代管等多種形式進行管理,。對個人向本校檔案部門捐贈檔案的,，學(xué)校應(yīng)予以獎勵。
第二十七條 高校檔案部門要注意向國內(nèi)外征集與本校有關(guān)的各種檔案和資料,。
第六章 檔 案 管 理
第二十八條 高校檔案部門要對檔案進行分類,、編號和排列。
高校檔案的分類方法另行規(guī)定。
第二十九條 高校檔案部門應(yīng)對保管期限已滿的檔案進行鑒定,。對已失去保存價值的檔案,，應(yīng)在征得有關(guān)部門同意，并造冊報經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,，予以銷毀,。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案,。
第三十條 高校檔案部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)進行下列統(tǒng)計工作：
?。ㄒ唬n案的收進和移出、全宗和案卷數(shù)量,、檔案的利用等情況進行統(tǒng)計,；
（二）按照有關(guān)規(guī)定,，向所在地檔案行政管理部門和上級主管部門報送檔案工作基本情況統(tǒng)計報表,。
第三十一條 檔案庫房的技術(shù)管理工作，應(yīng)有專人負(fù)責(zé),，建立和健全有關(guān)規(guī)章制度,。
第三十二條 高校檔案部門應(yīng)研究和改進檔案保護技術(shù)。對已破損和字跡褪色的檔案,，應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制,。
第三十三條 高校檔案部門應(yīng)對所存檔案和資料的保管情況定期進行檢查，遇有特殊情況,，應(yīng)立即向校領(lǐng)導(dǎo)報告,，及時處理。
第七章 檔案的利用與開放
第三十四條 高校檔案館應(yīng)按照規(guī)定向全校和社會開放檔案,。
高校檔案館開放檔案,，應(yīng)遵循下列規(guī)定：
（一）凡持有合法證明的單位或個人,，在說明利用檔案的目的和范圍后,，均可查閱利用屬開放范圍的檔案，并可以摘錄或復(fù)制,；
?。ǘ├谜咭髲?fù)制檔案，一般由檔案館負(fù)責(zé)辦理,，并按規(guī)定合理收費,；
（三）港澳和臺灣同胞,、海外華僑要求利用檔案,，須經(jīng)有關(guān)主管部門介紹,；
（四）外國機關(guān)或個人要求利用檔案,，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定辦理；
?。ㄎ澹┪唇?jīng)學(xué)校授權(quán)或上級主管機關(guān)批準(zhǔn),，任何組織或個人無權(quán)公布檔案。
第三十五條 高校檔案館應(yīng)設(shè)立專門的閱覽室,，并提供檔案目錄（屬開放范圍的）,、全宗指南、檔案館指南等,。
第三十六條 館藏檔案屬下列情況之一者不宜開放：
?。ㄒ唬┥婕包h和國家秘密的；
?。ǘ┥婕皩＠蚣夹g(shù)秘密的,；
（三）涉及個人隱私的,；
?。ㄋ模n案形成部門規(guī)定限制利用的。
第三十七條 對于要求查閱,、摘錄,、復(fù)制屬尚未開放的檔案，須經(jīng)檔案館長同意,；涉及未公開的技術(shù)問題須經(jīng)科研主管部門負(fù)責(zé)人同意,，必要時要報請校領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)。
第三十八條 高校綜合檔案室所保存的檔案,，主要供本校利用,。如其他單位或個人需查閱時，應(yīng)持介紹信,，經(jīng)綜合檔案室主任或校（院）長辦公室主任同意后,，方可查閱。如需利用的檔案涉及重大問題或黨和國家秘密,，須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),。
第三十九條 高校檔案部門必須編制必要的檢索工具。著錄標(biāo)準(zhǔn)按國家標(biāo)準(zhǔn)3792．5～85《檔案著錄規(guī)則》執(zhí)行,。
第四十條 高校檔案部門應(yīng)積極開展檔案的編研工作,。出版和公布檔案，須經(jīng)檔案形成部門同意,，并報請校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),。
第四十一條 對于重要的、珍貴的檔案和資料，一般不得提供原件使用,。如特殊需要,，須經(jīng)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第四十二條 高校檔案部門應(yīng)采取多種形式,，如舉辦檔案展覽,、陳列等，積極開展檔案宣傳工作,。有條件的高校,，應(yīng)在高年級開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課。
第八章 考核,、獎勵與處罰
第四十三條 高校檔案部門應(yīng)建立檢查,、考核和評估制度，明確崗位職責(zé),。對優(yōu)秀的工作人員和突出的服務(wù)成果,、研究成果給予獎勵。
第四十四條 對于違反《中華人民共和國檔案法》的行為,，應(yīng)按照《中華人民共和國檔案法實施辦法》規(guī)定的程序和處理方法予以處罰,，并按有關(guān)規(guī)定建立備案制度。
第九章 附 則
第四十五條 本辦法適用于普通高等學(xué)校,。其他高等學(xué)?？蓞⒄請?zhí)行。
第四十六條 高等學(xué)校根據(jù)本辦法可制訂實施細(xì)則,。
第四十七條 本辦法由國家教育委員會負(fù)責(zé)解釋,。
第四十八條 本辦法自發(fā)布之日起施行。原教育部所發(fā)的《高等學(xué)?？茖W(xué)技術(shù)檔案工作辦法》〔（82）教辦字254號〕,、《關(guān)于高等學(xué)校文書檔案保管期限的規(guī)定》〔（84）教辦字210號〕同時廢止。
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